Privatlivspolitik

    1. General information
      1.1 Denne politik om behandling af personoplysninger (”Privatlivspolitik”) gælder, når du interagerer med Arca ApS (“Arca”, “vi” eller “os”) og beskriver, hvordan vi indsamler og behandler oplysninger om dig via vores hjemmeside, når du bruger vores app, via vores sociale medier, som led i dit kundeforhold til og/eller din træning hos os, hvis du søger job hos os, mv.
      1.2. Den retlige ramme for vores behandling af personoplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering (“Databeskyttelsesforordningen”). I tillæg hertil anvendes lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger vedtaget den 23. maj 2018 (“Databeskyttelsesloven”).

       

    2. Den dataansvarlige
      2.1. Arca ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:
      Griffenfeldsgade 7A, st. tv, 2200 København N
      CVR-nr. 31254418
      https://arca.dk/
      2.2. Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler personoplysninger om dig, kan du kontakte kontor@arca.dk.

       

       

    3. Vores behandlinger af personoplysninger
      3.1. Vi indsamler og behandler personoplysninger i en række forskellige situationer, og formålet med indsamlingen, hvad personoplysningerne bruges til og hvornår de slettes er forskellige for hver situation. De enkelte aktiviteter, hvor vi kan indsamle personoplysninger om dig, er derfor beskrevet hver for sig nedenfor.

      3.2. Når du indmelder dig og når du er medlem hos Arca
      3.2.1. Hvilke personoplysninger behandler vi, når du bliver medlem hos os?
      – Navn, Adresse, Kontaktoplysninger (herunder e-mailadresse, telefonnummer), køn, medlemstype, foto, din kommunikation med os og registrerings- og kontonummer eller kortnummer og udløbsdato samt evt. CVC for betalingskort.
      – Hvis du har et studentermedlemskab, behandler vi også oplysninger om dit universitet/din skole.
      – Derudover kan vi behandle helbredsoplysninger (oplysninger om graviditet) om dig, , hvis du anmoder om gratis berosætning af dit abonnement i forbindelse med graviditet.
      3.2.2. Hvorfor behandles personoplysningerne?
      – Vi behandler oplysningerne for at kunne oprette og administrere dit medlemskab hos os.
      3.2.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
      – Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger, når du er medlem eller i forbindelse med din tilmelding i Arca, på baggrund af vores kontrakt med dig, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b.
      – Der kan være retlige forpligtelser, som medfører, at vi skal behandle dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c. De retlige forpligtelser, der er tale om, findes bl.a. i bogføringsloven, skattelovgivningen mv.
      – Behandlingen er nødvendig for vores legitime interesse i at administrere din brug af medlemskabet, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f.
      – Retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger er dog dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at kontakte os – vores kontaktoplysninger findes ovenfor i afsnit 2.
      3.2.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
      – Personoplysninger, der er nødvendige i forbindelse med fakturering, opbevares så længe du er medlem og fem år fra udgangen af det år, dit medlemskab er ophørt.
      – Øvrige personoplysninger slettes som udgangspunkt 2 år fra udgangen af det år, medlemskabets er ophørt.
      – Helbredsoplysninger, der deles med os med henblik på at sætte medlemskabet i bero, slettes når vi har behandlet din anmodning eller hvis du trækker dit samtykke tilbage inden anmodningen er behandlet.
      – Vi kan dog opbevare dine personoplysninger i længere tid end anført ovenfor, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler os, eller hvis det er nødvendigt for at etablere eller forsvare et retskrav eller for at gøre et retskrav gældende, for eksempel hvis det er nødvendigt for at sikre, at du betaler ubetalte fakturaer.

      3.3. Markedsføring, tilmelding af nyhedsbrev eller når du anmoder om et tilbud
      3.3.1. Hvilke personoplysninger behandler vi, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller anmoder om et tilbud?
      – Navn og e-mailadresse
      – Oplysninger om samtykke til at modtage nyhedsbreve og tilbud
      3.3.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
      – Vi behandler oplysningerne med henblik på at kunne sende nyhedsbreve og tilbud, du har anmodet om.
      3.3.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
      – Retsgrundlaget er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.
      3.3.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
      – Hvis du er medlem, opbevarer vi dine personoplysninger som beskrevet ovenfor i afsnit  3.1.4 – hvis du ikke er medlem, opbevares oplysningerne i op til 2 år efter, at du har afgivet disse.
      – Oplysninger om samtykke opbevares dog så længe samtykket er gyldigt og i op til 2 år efter samtykket har mistet sin gyldighed. Et samtykke mister gyldighed hvis du trækker det tilbage, eller hvis vi ikke bruger det aktivt til at sende nyheder og markedsføring til dig i en periode på 12 sammenhængende måneder.

      3.4. Når du anvender vores hjemmeside og app
      3.4.1. Hvilke personoplysninger behandler vi, når du anvender vores hjemmeside og app?
      – Tekniske data (herunder din IP-adresse og eventuelt andre tekniske identifikatorer), lokaliseringsdata, informationer om din brug af vores hjemmeside og app (herunder hvilke websider eller sociale medie der har videresendt dig til vores hjemmeside eller konti på sociale medier) .
      – Hvis du bruger vores app eller selvbetjeningen på vores hjemmeside, behandler vi endvidere oplysninger om din træning og dine bookinger.
      3.4.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
      – Vi behandler oplysninger om din brug af hjemmesiden og app for at sikre funktionalitet, forbedre brugeroplevelsen og tilbyde dig relevante tjenester.
      3.4.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
      – Hvis du bruger vores app, er behandlingen nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med dig eller til gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b.
      – Behandlingen er nødvendig for at kunne forfølge vores legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser der er tale om, er eksempelvis at drive hjemmesiden og app’en og disses funktioner, herunder vedligeholde og forbedre vores hjemmeside og app. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os.
      – Når du besøger vores website, kan du blive henvist til andre hjemmesider, hvor behandlingen dine personoplysninger ikke er under vores kontrol. De andre hjemmesiders privatlivspolitik regulerer behandlingen af dine personoplysninger på det pågældende website.

      3.4.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
      – Oplysninger indsamlet via vores app eller via selvbetjeningsdelen af vores hjemmeside opbevares i op til 2 år efter medlemskabets ophør.
      – Opbevaringsperioden for informationer indsamlet via cookies og tilsvarende teknologier i forbindelse med besøg på vores hjemmeside afhænger af den enkelte cookie. Du kan finde nærmere information i vores cookiepolitik.

      3.5. Når du besøger vores boxe
      3.5.1. Hvilke personoplysninger behandler vi, når du besøger vores boxe?
      – Besøgstidspunkt og boxlokation.
      – Status på holdtilmelding, herunder om du er fremmødt eller på venteliste samt datoen for holdtræningen.
      3.5.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
      – Vi behandler disse oplysninger for at kunne administrere dit medlemskab, give dig adgang til træning i vores boxe og sikre korrekt tilmelding og planlægning af holdtræning.
      3.5.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
      – Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med dig eller til gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b.
      3.5.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
      – Vi vil slette personoplysningerne senest 2 år efter medlemskabets ophør.

      3.6. Anti-doping og samarbejde med Anti Doping Danmark
      3.6.1. Hvilke personoplysninger behandler vi?
      – Oplysninger om dit navn og medlemskab
      – Oplysninger om din overtrædelse af forbuddet mod brug af doping (resultat af positiv dopingtest)
      – Oplysninger om datoen for overtrædelsen
      – Oplysninger om udelukkelse, herunder varigheden af udelukkelsen
      Vi kan modtage oplysninger om positive dopingtests fra Anti Doping Danmark. Øvrige oplysninger indhentes direkte fra dig.
      3.6.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
      – Vi behandler oplysningerne for at sikre et dopingfrit træningsmiljø, herunder for at håndhæve forbuddet mod brug af doping som beskrevet i vores medlemsbetingelser.
      – Arca samarbejder med Anti Doping Danmark. Du kan læse deres privatlivspolitik her.
      – Du kan læse mere om samarbejdet med Anti Doping Danmark i vores medlemsbetingelser og på Anti Doping Danmarks hjemmeside.
      3.6.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
      – Oplysningerne behandles for at håndhæve vores medlemsbetingelser, særligt forbuddet mod brug af doping. Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
      – I det omfang, oplysningerne omfatter oplysninger om strafbare forhold, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, idet behandlingen er nødvendig for at forfølge vores legitime interesser i at sikre et dopingfrit træningsmiljø.
      3.6.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
      – Vi vil slette personoplysningerne efter at have gennemgået resultaterne af testene. Hvis testen er positiv og resulterer i udelukkelse fra vores boxe, vil vi bevare de personoplysninger, der er nødvendige for at håndhæve udelukkelsen, som beskrevet ovenfor.
      – Se Anti Doping Danmarks privatlivspolitik her for nærmere oplysninger om deres opbevaring af dine data.

      3.7. Når du besøger vores profiler på sociale medier
      3.7.1. Dette afsnit beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger, som vi har indsamlet via vores profiler på sociale medier. Som udgangspunkt er vi dataansvarlige for vores egne aktiviteter på vores sociale medier.
      3.7.2. I nogle tilfælde er vi fælles dataansvarlige med udbyderen af det sociale medie, og har i den forbindelse indgået aftaler om fælles dataansvar med udbyderen af det sociale medie. Det kan du læse mere om aftalen om fælles dataansvar på https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

      Vi er tilgængelige på følgende sociale medier:
      – Facebook (Meta Platforms Inc.)
         – Du kan finde Facebooks privatlivspolitik her: Facebooks privatlivspolitik
         – Du kan tilpasse, hvilke personoplysninger, der behandles om dig, deles mv. ved at tilgå dine privatlivsindstillinger på Facebook her: Administrer dine     privatindstillinger på Facebook, Instagram og Messenger | Privatindstillinger på Facebook

– Instagram (Meta Platforms Inc.)
   – Du kan finde Instagrams privatlivspolitik her: Instagrams privatlivspolitik
   – Du kan tilpasse, hvilke personoplysninger, der behandles om dig, deles mv. ved at tilgå dine privatlivsindstillinger på Instagram her: Administrer dine privatindstillinger på Facebook, Instagram og Messenger | Privatindstillinger på Facebook

3.7.3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
– Oplysninger om din profil på den relevante platform
– Oplysninger om din interaktion med vores profil på den pågældende platform
3.7.4. Hvorfor behandles personoplysninger?
– Oplysningerne behandles med henblik på at kunne tilbyde relevante sider på sociale medier, herunder understøtte din interaktion med os på de sociale medier.
3.7.5. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
– Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at tilbyde relevant indhold på vores sider på sociale medier.
3.7.6. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
– Vi kan lejlighedsvis slette indhold på vores Social Media-konti (inklusive dine uploads, likes, kommentarer osv.). Ellers henvises der til opbevaringsperioden for det pågældende sociale medie.
– I forhold til oplysninger, som de respektive platforme indsamler om dine besøg på vores sider, er vi fælles dataansvarlig med de respektive platforme for selve indsamlingen. Herefter modtager vi alene data i aggregeret, ikke-personhenførbart format, og det er således kun de respektive platforme, der opbevarer oplysningerne i personhenførbart format. Du kan læse mere om deres opbevaring i deres respektive privatlivspolitikker – se link ovenfor.     

3.8. Når du søger job hos Arca
3.8.1. Hvilke personoplysninger behandler vi, når du søger job hos Arca?
– dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder din private adresse, telefonnummer og e-mailadresse
– ansøgning, nuværende stilling, profession, arbejdsgiver, uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV, fx dit billede
– offentlige tilgængelige oplysninger, fx på sociale medier, herunder fx kompetencer og fritidsinteresser
– referencer fra tidligere og nuværende arbejdsgiver
– oplysninger, der er indsamlet i forbindelse med interviews og vores korrespondance med dig.
3.8.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
– Vi behandler dine personoplysninger ud fra et rekrutteringsformål, herunder for at vurdere, hvorvidt vi kan tilbyde dig ansættelse hos os.
3.8.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
– Vi indhenter dit samtykke, hvis vi indhenter referencer og ved gennemførelse af persontests. Vi kan derudover indhente dit samtykke til, at vi opbevarer din ansøgning til senere brug, hvis vi ønsker at opbevare den længere end beskrevet i afsnit 3.7.4 nedenfor. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.
– Hvis du bliver tilbudt ansættelse hos os, vil behandlingen af dine personoplysninger blive baseret på en ansættelsesaftale/overenskomst med dig. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b).
– Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesser i at vurdere, om vi kan tilbyde dig ansættelse på baggrund af de personoplysninger, du har afgivet til os i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Hvis der er tale om en betroet stilling, fx til bogføring eller revision, kan vi efter en konkret vurdering indhente en kreditvurdering. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os.
3.8.4. Hvor længe opbevarer vi personoplysningerne?
– Hvis du bliver ansat, overfører vi oplysningerne til din personalemappe hos os og opbevares i overensstemmelse med vores politik for behandling af oplysninger om medarbejdere, som du modtager i forbindelse med din ansættelse.
– Hvis du ikke bliver ansat, vil vi slette personoplysningerne senest seks måneder efter afsluttet rekrutteringsforløb, medmindre vi har indhentet dit samtykke til at opbevare oplysningerne i længere tid. I så fald vil vi opbevare oplysningerne i overensstemmelse med samtykket.

3.9. TV-overvågning i vores boxe
3.9.1. Hvilke personoplysninger behandler vi?
– Vi behandler optagelser fra TV-overvågning af indgangspartier, receptions- og fitnessområder samt træningssale. Der er ikke TV-overvågning på toiletter og lignende områder. TV- overvågning foretages hele døgnet. 
3.9.2. Hvorfor behandles personoplysninger?
– Overvågning foretages for at forebygge og opklare kriminalitet i form af indbrud, svindel og grove overtrædelser af Arcas interne regler. Overvågning skal ligeledes skabe tryghed for vores personale, medlemmer og øvrige gæster. 
3.9.3. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
– Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at forebygge kriminalitet og sikre et trygt miljø for vores medarbejdere og medlemmer.
– Retsgrundlaget for behandling af eventuelle oplysninger om strafbare forhold er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at forebygge kriminalitet og sikre et trygt miljø for vores medarbejdere og medlemmer.
3.9.4. Modtagere af personoplysninger
– Optagelser fra TV-overvågningen kan videregives til politiet
3.9.5. Hvor længe opbevares oplysningerne?
– Optagelserne opbevares i 30 dage, hvorefter de slettes, medmindre længere opbevaring er tilladt efter § 4C, stk. 4 og stk. 5 i TV-overvågningsloven. 

 

4. Dine rettigheder
4.1. Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende: 
– Indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.
– Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
– Sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
– Begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
– Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage en kopi af de personoplysninger som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
– Indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
4.2. Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på kontor@arca.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. I det omfang det er nødvendigt, vil vi kontakte dig og bede dig om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at kunne håndtere din anmodning korrekt. Hvis du har lyst til at læse mere om dine rettigheder, kan du læse mere på datatilsynet.dk.

Vær opmærksom på, at der gælder visse betingelser og begrænsninger for nogle af dine rettigheder – det er derfor ikke sikkert, vi er forpligtede til at imødekomme din anmodning, og i visse tilfælde kan vi være direkte forhindret i det.

 

5. Hvis du ønsker at klage
5.1. Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, vil vi gerne høre fra dig.
5.2. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, 
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk 
Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. 

 

6. Versioner
Vi kan løbende ændre denne privatlivspolitik, hvis det er nødvendigt for at give en retvisende beskrivelse af vores behandling af personoplysninger. 
I tilfældet af at der sker væsentlige ændringer i vores behandling af personoplysninger om dig, som vi allerede er i besiddelse af, vil du blive underrettet direkte om opdateringen (fx via e-mail). 


Denne privatlivspolitik er senest blevet opdateret i maj 2025.